Esse é só mais um texto falando sobre sucesso em projetos. Já vi várias vezes, aqui mesmo no Linkedin, definições muito interessantes sobre esse assunto. Há alguns anos, “sucesso em projeto” era entregar o escopo solicitado, com as características desejadas, alcançando padrões de qualidade firmados entre as partes, dentro de prazo e custos acordados, utilizando os recursos (humanos, técnicos, operacionais, etc) de forma eficiente. Essa percepção hoje já não é mais o bastante para falarmos do sucesso de um projeto.

Segundo o Guia PMBOK® (Tabela 1-2, Visão comparativa de gerenciamento de portfólios, programas e projetos, página 13), o sucesso em projetos é medido pela qualidade do produto e do projeto, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente. Já em relação a programas o sucesso é medido pelo grau em que o programa atende às necessidades e pelos benefícios para os quais foi executado. Já sob a ótica de portfólios, o sucesso é medido em termos do desempenho de investimento agregado e realização dos benefícios do portfólio.

O PMBOK, no item 2.2.3 Sucesso do projeto, apresenta:
Visto que os projetos são temporários em natureza, seu sucesso deve ser medido em termos da sua conclusão dentro das restrições de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco, conforme aprovado entre os gerentes de projetos e a equipe sênior de gerenciamento. Para garantir a realização dos benefícios do projeto empreendido, um período de teste (tal como o lançamento piloto dos serviços) pode ser parte do tempo total do projeto antes da sua entrega para operação permanente. O sucesso do projeto deve referir-se às últimas linhas de base aprovadas pelas partes interessadas autorizadas.

O gerente de projetos é responsável pelo estabelecimento de limites reais e alcançáveis para o projeto e por sua realização no âmbito das linhas de base aprovadas.

O entendimento atual sobre o que é sucesso em projetos trata da entrega de valor para o negócio. Em outras palavras, projeto de sucesso é aquele que gera o benefício esperado pela organização, de acordo com seu planejamento estratégico institucional. O método PRINCE2® inclusive, dá enfoque na importância da geração de valor ao definir projeto como “uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado.”

A reflexão aqui é bem simples: ambas as abordagens são necessárias para falarmos de sucesso em projetos.

Sucesso em projetos, na modesta opinião do autor destas linhas, é algo que possui nuances que não se limitam exclusivamente aos níveis tático OU estratégico (ênfase no “ou”). Dessa forma, a pergunta “o projeto foi concluído com sucesso” possui uma natureza incompleta, pois tenta descobrir apenas se a conclusão do projeto atende a requisitos de sucesso que, se foram corretamente definidos, foram devidamente alcançados. A pergunta crucial e que vem para completar a anterior é: valeu a pena fazer o projeto?

Observe que essa pergunta nos remeterá ao alcance de objetivos estratégicos. Ela nos faz questionar se aquilo que a organização busca para diferenciar-se, para superar desafios e para prosperar, foi alcançado. Ao passo que a clássica “concluído com sucesso” nos remete somente ao alcance de objetivos táticos/operacionais (escopo, tempo, custo, qualidade…).

Muitos projetos são concluídos de forma satisfatória, porém seus produtos finais caem em desuso ou simplesmente não são mais adequados ao posicionamento estratégico da organização executora. Por outro lado, há projetos muito conhecidos na literatura, como a construção da Ópera de Sidney, que sob a ótica exclusiva de gerenciamento foram um fiasco, mas que representam grande valor estratégico para quem executou. Leia mais sobre esse case aqui.

Assim, concluo essa breve reflexão apontando que devemos manter o olhar atento e vigilante sobre os dois aspectos: entregar os benefícios estratégicos esperados (questionar durante a execução: “Esse projeto continua valendo a pena?” e após sua conclusão: “Esse projeto valeu a pena?”) ao mesmo tempo em que somos eficazes e eficientes nos processos de planejamento, monitoramento e execução. Isso parece bastante óbvio, eu sei. Mas com tantos projetos que são considerados “fracassos”, creio que ainda há muito a melhorar no que diz respeito a definir e perseguir o sucesso.